为什么个别word不能打印

在日常办公中，我们偶尔会遇到个别Word文档无法正常打印的棘手情况。这一问题背后隐藏着多种复杂原因，涉及文档自身设置、软件配置、驱动程序以及系统环境等多个层面。本文将系统性地剖析十二个核心因素，从字体嵌入限制、页面尺寸冲突，到打印队列阻塞、权限不足等，并提供经过验证的解决方案，帮助您彻底攻克打印难题，提升办公效率。

       在日常办公中，微软公司的Word文档处理软件（Microsoft Word）是我们不可或缺的工具。然而，当您精心编辑好一份文档，满怀信心地点击“打印”按钮后，打印机却毫无反应，或者输出结果与预期大相径庭，这种经历无疑令人沮丧。更让人困惑的是，有时仅仅是某一个特定的Word文档无法打印，而其他文档却一切正常。这种“个别文档罢工”的现象背后，往往隐藏着一些容易被忽视的细节。作为一名资深的网站编辑，我将结合官方技术文档和长期的实践经验，为您深入剖析导致这一问题的十二个关键原因，并提供切实可行的解决策略。

一、文档字体嵌入权限的限制

       字体是文档呈现的灵魂。如果文档中使用了非系统自带、且未正确嵌入或限制了打印权限的特定字体，就可能成为打印失败的元凶。某些特殊字体在设计时，其授权协议可能不允许被嵌入到文档中用于打印输出。当您将包含此类字体的文档转移到另一台没有安装该字体的计算机上尝试打印时，即使屏幕上显示正常，打印机也可能因为无法识别或无权使用该字体而拒绝工作，或者出现乱码。

       解决方案是，在Word的“选项”设置中，找到“保存”选项卡，勾选“将字体嵌入文件”。同时，务必留意下方的嵌入选项，选择“仅嵌入文档中使用的字符”或“嵌入所有字符”，以确保字体能够随文档一同被携带并拥有正确的打印权限。

二、页面设置与打印机纸张规格的冲突

       文档的页面设置（如自定义的非标准尺寸、特殊的纸张方向）与当前默认打印机的纸张支持能力不匹配，是另一个常见原因。例如，文档页面尺寸设置为A3，但打印机纸盒中只放置了A4纸张，或者打印机根本不支持A3幅面打印。这种硬件与软件指令之间的“沟通失误”，会导致打印任务被打印机驱动程序直接拦截。

       处理此问题，需要依次检查Word文档的“页面布局”中的“纸张大小”，确保其设置为打印机实际支持和备有的纸张规格。最好在打印前，通过“文件”->“打印”->“打印机属性”，再次核对并调整纸张设置，使之与文档要求一致。

三、打印机驱动程序过时或损坏

       打印机驱动程序是连接操作系统、应用程序（如Word）和物理打印机的桥梁。如果这座“桥梁”年久失修（版本过旧）或出现“塌陷”（文件损坏、配置错误），那么数据流就无法顺利到达打印机。个别文档可能因其包含的特定格式或复杂图形，对驱动程序的兼容性和稳定性提出了更高要求，从而触发了问题。

       最有效的方法是访问打印机制造商的官方网站，根据您的打印机型号和操作系统版本，下载并安装最新的官方驱动程序。安装完成后，重启计算机和打印机，往往能迎刃而解。

四、打印后台处理程序服务异常

       在Windows操作系统中，打印后台处理程序（Print Spooler）是一个关键的系统服务，它负责管理发送到打印机的所有任务。当此服务因意外错误停止运行、内存占用过高或缓存文件（通常位于系统盘特定目录）堆积损坏时，就会导致打印队列阻塞，表现为文档状态一直显示“正在打印”却无实际输出，或者任务直接被挂起。

       您可以尝试手动重启该服务：使用组合键调出运行对话框，输入特定命令打开服务管理器，找到“Print Spooler”服务，先将其停止，然后清空系统盘临时文件夹中的打印缓存文件，最后再重新启动该服务。这一操作能有效清除堵塞的打印任务。

五、文档损坏或内部编码错误

       Word文档本身可能因存储介质错误、异常关闭、病毒干扰等原因导致内部结构出现轻微损坏。这种损坏有时并不影响在屏幕上的正常浏览和编辑，但一旦执行打印这种需要深度解析文档全部信息的操作时，就会引发程序错误甚至崩溃。

       可以尝试使用Word内置的“打开并修复”功能来修复文档。具体路径是：点击“文件”->“打开”，浏览到问题文档，在选择“打开”按钮旁边的下拉箭头，选择“打开并修复”。如果此法无效，可以尝试将文档内容（除最后一段落标记外）选择性粘贴到一个全新的Word文档中，有时能绕过损坏的区域。

六、文档中包含不兼容的图形或对象

       如果文档中插入了来自其他应用程序（如特定版本的绘图软件或数学公式编辑器）创建的复杂图形、图表或对象，而这些对象与当前Word版本或打印机驱动存在兼容性问题，就可能阻碍打印进程。特别是当这些对象的链接信息丢失或格式过于陈旧时。

       建议尝试将复杂的图形或对象转换为通用的图片格式，如可移植网络图形格式或联合图像专家小组格式。方法是右键点击对象，选择“另存为图片”，然后删除原对象，再插入保存好的图片。这虽然可能损失部分编辑能力，但通常能保证打印顺利进行。

七、Word程序加载项冲突

       为了扩展功能，我们常常会为Word安装各种加载项（如翻译工具、参考文献管理软件等）。但某些第三方加载项可能与打印功能产生冲突，尤其是在处理特定格式的文档时。这种冲突具有选择性，因此表现为只有个别文档受影响。

       可以在Word的“选项”->“加载项”中，通过管理“COM加载项”并点击“转到”，暂时禁用所有加载项，然后重启Word尝试打印。如果打印成功，则逐个重新启用加载项，并测试打印，以 pinpoint 出问题的具体加载项，然后考虑更新或卸载它。

八、打印机内存不足

       对于内容特别丰富、包含大量高分辨率图片或复杂矢量图形的文档，其打印数据量可能非常庞大。如果打印机的内置内存不足以缓冲和处理整个文档的数据，就会导致打印任务失败，有时可能只打印出一部分内容后便停止。这与打印机的硬件性能直接相关。

       可以尝试降低打印分辨率。在Word的打印设置中，点击“打印机属性”，寻找“图形”或“质量”选项卡，将打印质量从“高质量”或“最佳”调整为“标准”或“草稿”。此外，在Word中适当压缩文档内的图片大小，也有助于减小打印数据量。

九、操作系统用户账户控制或权限限制

       在某些严格管理的办公或公共计算机环境中，当前登录的用户账户可能没有足够的权限执行打印操作，或者操作系统的用户账户控制设置阻止了Word访问打印机资源。这通常会在尝试打印时弹出权限提示，但也可能静默失败。

       尝试以管理员身份运行Word程序。右键点击Word快捷方式，选择“以管理员身份运行”，然后打开问题文档进行打印。如果此举成功，说明是权限问题。对于个人电脑，可以考虑适当调整用户账户控制设置；对于公司电脑，则需要联系系统管理员。

十、默认打印机设置错误或端口问题

       有时，系统默认的打印机可能被意外更改为一台并非您实际想使用的设备（如一台虚拟打印机或网络上的其他打印机），或者该打印机的端口配置（如网络地址、通用串行总线端口）不正确。当您点击打印时，文档被发送到了一个错误的“地址”。

       务必在打印前，于Word的打印界面确认“打印机”名称下拉列表中选中的是您想要使用的正确打印机。此外，可以进入系统的“设备和打印机”设置，右键点击目标打印机选择“打印机属性”，在“端口”选项卡中确保其配置的端口与实际连接方式（如具体的通用串行总线端口号或正确的网络路径）匹配。

十一、Word程序自身文件或注册表项异常

       Word应用程序的核心文件、模板或相关的系统注册表项如果出现损坏，也可能导致其打印功能出现异常。这种问题可能只在与特定文档交互时才被触发，表现出不稳定的特性。

       可以尝试修复Office套件。通过Windows的“设置”->“应用”->“应用和功能”，找到Microsoft Office产品，选择“修改”，然后在新窗口中选择“快速修复”或“联机修复”。修复过程会检测并替换损坏的文件，通常能解决此类底层软件问题。

十二、文档段落格式或分节符异常复杂

       过于复杂的段落格式设置（如多重缩进、特殊行距、大量手动分页符或分节符）可能会在打印时给Word的排版引擎造成巨大压力，尤其是在文档体积较大时。排版引擎在将屏幕显示转换为打印指令的过程中可能出错，导致打印中断。

       尝试简化文档格式。可以使用“显示/隐藏编辑标记”功能查看所有格式符号，检查是否有异常的分节符。然后，尝试将文档内容分批次复制到新文档中，或者使用“样式”功能来统一和简化段落格式，减少不必要的手动格式设置。

十三、临时文件干扰

       Word在运行过程中会产生一些临时文件，用于辅助操作和恢复。如果这些临时文件残留或发生错误，有时会干扰正常的打印流程，造成只有当前文档打印失败的现象。

       彻底关闭Word程序，包括所有后台进程。然后，手动删除系统临时文件夹和Word特定临时文件夹中的内容。这些文件夹的位置因操作系统版本而异，通常可以在系统盘的用户目录下找到。清理完成后，重新启动Word和打印任务。

十四、网络打印机连接不稳定

       如果您使用的是网络共享打印机，那么网络连接的稳定性、打印服务器状态以及权限认证都可能成为影响因素。个别文档数据量较大，对网络传输的连续性和稳定性要求更高，不稳定的网络可能导致打印数据包丢失，任务失败。

       检查本地计算机与打印服务器或网络打印机的网络连接是否通畅。可以尝试ping一下打印机的网络地址。同时，确认访问共享打印机所需的用户名和密码凭证是否正确且未过期。重启打印服务器或路由器有时也能解决临时的网络波动问题。

十五、病毒或恶意软件感染

       虽然相对少见，但计算机病毒或恶意软件可能会劫持或干扰正常的系统打印功能，它们可能针对特定类型的文件（如文档文件）进行破坏。

       使用可靠的安全软件对系统进行全面扫描，确保工作环境的安全。同时，保持操作系统和Word程序更新至最新版本，以修补已知的安全漏洞。

十六、打印机硬件物理状态

       最后，切勿忽视打印机本身的硬件状态。例如，打印机内存条松动、硒鼓或墨盒安装不到位、传感器脏污等物理问题，都可能表现出选择性打印失败的症状，尤其是在处理不同复杂程度的文档时。

       检查打印机控制面板是否有错误代码或状态提示。可以尝试关闭打印机电源，等待片刻后重新启动，让其进行自检。如果条件允许，对打印机进行简单的清洁维护，确保各部件接触良好。对于更复杂的硬件故障，则需要联系专业维修人员。

       通过以上十六个方面的细致排查，绝大多数“个别Word文档不能打印”的问题都能找到根源并得到解决。解决问题的过程犹如侦探破案，需要耐心和逻辑。建议您从最简单的可能性（如检查默认打印机、重启服务）开始尝试，逐步深入到更复杂的环节（如修复文档、重装驱动）。希望本文能成为您解决打印难题的得力助手，让您的办公流程更加顺畅高效。