excel表打印空白为什么

在日常办公中，许多用户都遇到过Excel表格在屏幕上显示正常，但打印时却出现部分或全部空白的问题。这通常与页面设置、打印区域、隐藏行列、对象属性或打印机驱动等多种因素相关。本文将系统性地解析十二个导致打印空白的主要原因，并提供对应的解决方案，帮助您高效解决这一常见办公难题。

       作为与电子表格打交道多年的编辑，我深知当您精心准备好数据，点击打印预览却看到一片空白时的那种困惑与焦急。这种情况并非个例，其背后往往隐藏着从简单设置到复杂故障的各种原因。下面，我们就一同深入探讨，找出问题根源并彻底解决它。

       一、未正确设置打印区域

       这是最容易被忽略却又最常见的原因之一。Excel软件本身并不知道您究竟想打印工作表中的哪一部分内容。如果您没有明确指定打印区域，程序可能会尝试打印整个工作表，而如果您的数据只是分散在某个角落，那么打印出来的很大部分就自然是空白的。

       案例一：小王制作了一份员工信息表，数据集中在A1到F50单元格。但他没有设置打印区域，直接进行了打印。结果打印机输出了很多张纸，只有第一张纸上有部分数据，其余全是空白。这是因为Excel的工作表理论上非常大，默认会从有数据的区域打印到最后一个被使用过的单元格，如果中间有空白区域，也会一并打印。

       解决方案：首先，选中您需要打印的数据区域，例如A1:F50。然后，依次点击菜单栏中的“页面布局”、“打印区域”、“设置打印区域”。设置完成后，打印预览将只显示您选定的区域，从而避免打印不必要的空白部分。

       二、页面缩放设置不当

       有时候，您的内容确实在打印区域内，但由于缩放比例设置得过大或过小，导致内容被“挤”到纸张的可见范围之外，或者缩小到几乎看不见的程度，在预览中就如同空白。

       案例二：老李的表格列数较多，他为了将所有列都放在一页纸上，在页面设置中选择了“将工作表调整为一页”。但由于列实在太宽，Excel被迫将内容缩放至一个极小的比例，打印出来的字体小如蚁足，肉眼看去几乎就是一张白纸。

       解决方案：进入“页面布局”选项卡，点击右下角的小箭头打开“页面设置”对话框。在“页面”选项卡下，检查“缩放”比例。建议选择“调整为”选项，并合理设置页宽和页高，例如“1页宽、1页高”，或者根据实际情况选择“无缩放”，并手动调整页边距和列宽以确保内容合适。

       三、行高或列宽被设置为零

       这是一个非常隐蔽的原因。如果某些行或列被意外地隐藏（即行高或列宽设置为0），那么这些行列中的内容在屏幕上可能不可见，打印时自然也不会出现。

       案例三：小张在整理数据时不小心将第10行到第20行的行高拖动到了0，导致这些行被隐藏。他并未察觉，打印时发现数据中间断了一大截，呈现出大段空白。

       解决方案：仔细检查工作表左侧的行号和顶部的列标。如果发现有行号或列标不连续的情况，说明中间有隐藏的行列。将鼠标指针移动到缺失的行号或列标交界处，当指针变成双线双箭头时，按住鼠标左键向下或向右拖动，即可显示被隐藏的行列。

       四、单元格字体颜色与背景色相同

       如果单元格的字体颜色被设置为白色（或与背景色相同的颜色），那么在屏幕上看数据是正常的（尤其当背景也是白色时），但打印时如果打印机不支持彩色或设置有问题，可能会表现为空白。

       案例四：财务人员为了表格美观，将一些备注信息的字体设置成了浅灰色。但由于打印机是黑白激光打印机，灰度渲染不佳，导致这些浅灰色文字打印出来后几乎无法辨认，像是空白。

       解决方案：选中可能存在问题的单元格区域，在“开始”选项卡中将字体颜色设置为“自动”或明确的深色（如黑色）。同时，检查单元格填充色，确保没有设置与字体颜色相近的填充色。

       五、分页预览视图下的错误区域

       分页预览功能用蓝色虚线标识了打印的页面边界。有时用户可能会无意中拖动这些边界，导致实际打印区域变小或偏移，使得本应打印的内容落在了打印区域之外。

       案例五：用户在分页预览视图下操作时，不小心将右侧的蓝色边界线向左拖动了一大截，导致表格右侧几列数据被排除在打印区域之外，打印结果右侧出现大片空白。

       解决方案：点击视图选项卡中的“分页预览”，检查蓝色的打印区域边界线是否包含了所有需要打印的数据。如果发现边界线位置不对，可以直接用鼠标拖动蓝色实线，将其调整到正确的位置。

       六、打印机驱动程序问题

       打印机驱动程序是计算机与打印机之间沟通的桥梁。如果驱动程序过时、损坏或不兼容，就可能导致打印任务无法正确解析，输出空白纸张。

       案例六：公司电脑操作系统升级后，原有的打印机驱动程序没有及时更新。员工打印Excel表格时，打印机正常走纸，但纸上没有任何内容。

       解决方案：访问打印机制造商的官方网站，根据您的打印机型号和操作系统版本，下载并安装最新的驱动程序。安装完成后，重启计算机和打印机，再尝试打印。

       七、页边距设置过大

       页边距决定了纸张上可打印区域的边界。如果页边距设置得过大，尤其是当表格内容本身就不多时，可打印区域会变得非常小，甚至无法容纳任何内容，导致打印空白。

       案例七：用户从网络上下载了一个模板，该模板的页边距被设置得异常大（如上、下、左、右边距均为5厘米）。当用户填入少量数据后打印，由于有效打印区域太小，数据被“挤”到了视野之外，打印结果为空。

       解决方案：在“页面布局”选项卡中点击“页边距”，可以选择“常规”、“窄”等预设模式，或者选择“自定义边距”，手动将上下左右边距调整到合理的数值（通常1.5厘米到2.5厘米较为常见）。

       八、工作簿或工作表被保护

       如果工作表或整个工作簿设置了保护，并且限制了打印权限，那么尝试打印时可能会失败或输出空白。这种情况在共享协作的文档中较为常见。

       案例八：部门共享的预算文件由主管设置了工作表保护，禁止未经授权的打印。当有员工尝试打印时，系统可能不会明确提示禁止打印，而是输出一张空白纸张。

       解决方案：联系文档的创建者或管理者，获取打印权限或解除工作表的保护。依次点击“审阅”、“撤销工作表保护”，输入正确的密码即可（如果设置了密码）。

       九、单元格内容为空格或非打印字符

       有时单元格看起来有内容，但实际上可能只包含空格、换行符等不可见字符，或者某些特殊格式的字符在当前打印机字体库中无法识别，从而打印不出来。

       案例九：用户从其他系统导出的数据中，某些单元格实际上是由多个空格组成的，在屏幕上由于对齐方式看起来像是有数据，但打印时这些空格不会被渲染为可见墨迹。

       解决方案：使用Excel的“查找和选择”功能（快捷键Ctrl+F），在查找框中输入一个空格，点击“查找全部”，检查是否有单元格只包含空格。或者使用LEN函数（长度函数）辅助判断单元格内容的实际长度。

       十、打印对象设置问题

       如果工作表中插入了图形、图表、文本框等对象，并且这些对象的属性被设置为“不打印”，那么它们将不会出现在打印输出中。如果工作表主要内容就是这些对象，就会打印出空白。

       案例十：一份报告主要由几个重要的图表构成。但图表的格式属性被误设为“不打印”，导致打印时只有网格线，图表全部缺失。

       解决方案：右键点击图表或图形对象，选择“设置对象格式”（或类似选项）。在弹出的窗格中，找到“属性”或“打印对象”相关选项，确保勾选了“打印对象”复选框。

       十一、Excel程序本身故障

       极少数情况下，可能是Excel应用程序本身出现了临时性故障或文件损坏，导致打印功能异常。

       案例十一：用户正常编辑的Excel文件，突然无法打印，无论是打印预览还是实际打印都是空白，但其他文件打印正常。这可能是该工作簿的临时缓存出错。

       解决方案：尝试将工作簿另存为一份新的副本，然后关闭Excel再重新打开新副本进行打印。如果问题依旧，可以尝试修复Office程序（通过控制面板的程序和功能，选择Microsoft Office，点击“更改”，然后选择“在线修复”或“快速修复”）。

       十二、系统或打印机后台处理程序错误

       Windows系统中的打印后台处理程序负责管理打印任务队列。如果该服务出现错误或队列中有卡住的任务，可能会影响新的打印任务正常执行。

       案例十二：打印机之前有一个任务因故失败，一直滞留在打印队列中，导致后续所有发送到该打印机的Excel打印任务都无法正常处理，输出空白。

       解决方案：打开Windows的“设置”，进入“设备”、“打印机和扫描仪”，找到对应的打印机，点击“打开队列”。在打开的窗口中，取消所有停滞的打印任务。如果问题仍存在，可以尝试重启“Print Spooler”服务（在运行中输入services.msc，找到Print Spooler服务，重启它）。

       通过以上十二个方面的逐一排查，相信绝大多数Excel打印空白的问题都能迎刃而解。建议您按照从简到繁的顺序进行检查，通常能最快定位问题所在。希望这篇详细的指南能帮助您高效解决工作中的实际困难。