为什么word里面表格打印处理

在日常工作中，我们经常需要打印包含表格的文档。然而，直接从文字处理软件中打印表格，往往会遇到内容显示不全、格式错乱、跨页断行等问题。这些问题不仅影响文档的美观度，更降低了信息的可读性。本文将深入剖析表格打印出错的十二个核心原因，并提供一系列实用且详尽的解决方案，帮助您从根本上掌握表格打印技巧，确保每次打印都能获得清晰、专业的纸质文档。

       一、表格宽度超出页面边距

       这是导致表格打印不完整最常见的原因之一。当我们在电脑屏幕上拖动表格边框进行编辑时，很容易无意识地将表格宽度设置得超过了文档页面的实际可打印区域。打印机的物理打印范围存在限制，无法打印到纸张的最边缘，这个区域就是页边距。当表格宽度超过这个限制，超出的部分自然无法被打印出来。

       案例一：一份包含多列数据的财务报表，由于列数较多，用户在调整列宽时未注意，导致表格整体宽度超出了A4纸的默认页边距范围。打印预览时，表格最右侧的“备注”列完全消失。解决方案是进入“布局”菜单下的“页边距”选项，尝试选择“窄”边距以扩大可打印区域，或者进入“表格属性”中手动调整表格整体宽度，使其适应页面宽度。

       案例二：用户从网页或另一个文档中复制了一个宽表格，直接粘贴到新文档中。原表格的宽度设置可能基于更宽的页面，导致在新文档中严重超界。此时，可以使用“粘贴选项”中的“仅保留文本”功能，先清除格式，再重新创建表格，或使用“自动调整”下的“根据窗口调整表格”功能。

       二、行高设置不当引发内容截断

       如果表格中的行高被固定为一个较小的值，而单元格内的文字内容较多、字号较大或存在换行时，文字可能无法完全显示。在屏幕上，我们有时能看到被截断的文字，但在打印时，这些未被显示的部分将直接缺失。特别是当行高被设置为“固定值”时，此问题尤为突出。

       案例一：在制作人员名单表时，为追求紧凑布局，将所有行高设置为固定1厘米。但当某些人员的部门名称较长时，如“战略发展与投资部”，名称后半部分被截断。解决方法是将行高设置从“固定值”改为“最小值”或“至少”，并指定一个合适的高度，这样行高会根据内容自动扩展。

       案例二：单元格内包含项目符号列表或多行文本，但由于行高限制，只有第一行可见。选中相关行，在“表格属性”的“行”选项卡中，取消勾选“指定高度”或确保行高设置足以容纳所有内容。

       三、单元格边距与文本缩进的影响

       单元格内部也存在边距，即文字与单元格边框之间的距离。如果单元格边距设置过大，或者文本设置了首行缩进、悬挂缩进，会挤占本就不宽裕的单元格空间，导致文字在打印时被挤压甚至换行混乱。

       案例一：为了使表格看起来更宽松，用户将单元格的左右边距均设置为0.5厘米。在狭窄的列中，这可能导致一个较长的数字（如手机号码）被迫换行，打印效果不佳。调整方法是选中表格，进入“表格属性”中的“单元格”选项，将边距调整回默认的0.19厘米或更小。

       案例二：从带缩进的段落文本复制内容到表格单元格，继承了首行缩进格式，使得文字起始位置靠后，可能造成末尾字符被截断。选中单元格内容，在“段落”设置中将“缩进”值归零。

       四、跨页断行设置未优化

       当一个表格很长，需要跨越多页打印时，默认设置可能将一行内容从中间切断，分别打印在两页上。这不仅影响阅读，还可能因为第二页缺少表头而让人困惑。合理设置跨页断行属性至关重要。

       案例一：一份长达数页的产品规格参数表，在打印时，某一行的上半部分在第一页底部，下半部分在第二页顶部，参数值与其名称分离。解决方法是选中表格，在“表格属性”的“行”选项卡中，取消勾选“允许跨页断行”。但更佳实践是勾选“在各页顶端以标题行形式重复出现”，并选中表头行，这样每页都会自动打印表头。

       案例二：即使取消了跨页断行，有时表格仍会在不恰当的位置分页。这可能是由于页面中存在了手动分页符。检查“开始”菜单下的“显示/隐藏编辑标记”，查看并删除不必要的分页符。

       五、字体嵌入与打印机驱动问题

       如果您在文档中使用了一些非系统默认的特殊字体，而打印机的驱动程序无法识别或缺少这些字体，它可能会用默认字体（如宋体）替代。字体切换可能导致字符宽度变化，从而引发换行错误和格式混乱，甚至字符显示为乱码。

       案例一：设计报告时使用了“方正兰亭黑”字体以求美观，但打印时部分文字重叠、错位。这是因为打印机的内置字体库中没有该字体。解决方案是在“文件”->“选项”->“保存”中，勾选“将字体嵌入文件”，并选择“仅嵌入文档中使用的字符”，这样可以确保字体被正确带到任何电脑上打印。

       案例二：打印出的表格中出现问号“？”或方框“□”，这通常是特殊符号或生僻字无法被打印机处理所致。尝试将字体更改为常用的“宋体”或“黑体”进行打印，或更新打印机驱动程序到最新版本。

       六、打印缩放比例设置错误

       在打印对话框中，有一个重要的“缩放”设置。如果误将缩放比例设置为“缩小至纸张大小”或指定了一个小于100%的比例，整个页面内容（包括表格）会被压缩打印，可能导致细小的文字和表格线模糊不清。反之，若放大打印，则表格部分内容会超出纸张范围。

       案例一：用户希望将一份A4文档打印到较小的纸张上，选择了“缩放至A5纸张大小”。结果表格内容虽然完整，但字迹过于细小难以辨认。正确的做法是确保“缩放”设置为“无缩放”，并选择与文档页面大小匹配的纸张。

       案例二：从“打印预览”看表格布局完美，但实际打印出来却变小了。检查打印对话框，发现默认的“每版打印多页”被设置为2版，导致内容被缩小。应将其设置为“1版”。

       七、表格边框线打印不清晰或缺失

       屏幕上可见的表格线，可能因为颜色太浅、线型太细或被设置为“无边框”而在打印时消失。打印机尤其是激光打印机，对极细的线条（如0.25磅）的还原能力有限，可能打印不出或非常模糊。

       案例一：为了视觉效果清爽，用户将表格内部框线设置为浅灰色0.5磅实线。在高质量的显示屏上清晰可见，但打印出来后线条几乎看不见。建议将表格框线，特别是内部框线，设置为黑色、至少0.75磅或1磅的实线。

       案例二：检查发现边框并未缺失，但打印出来的线条是虚点线或双线，与预期不符。这是在设置边框时误选了其他线型。选中整个表格，通过“边框和底纹”功能，重新应用统一的实线边框。

       八、文档视图模式与打印结果的差异

       我们在屏幕上编辑文档时，可能会使用“Web版式视图”或“大纲视图”，这些视图为了编辑方便，会改变页面的显示比例和布局，可能与实际打印效果有出入。唯一能准确反映打印效果的是“打印预览”功能。

       案例一：用户在“Web版式视图”下调整表格，看起来宽度适中，但切换到“打印预览”发现表格右侧有大片空白。这是因为“Web版式视图”以窗口宽度为准，而非页面宽度。编辑表格时应始终使用“页面视图”。

       案例二：文档中插入了文本框、图片等浮动对象，与表格有重叠。在页面视图下看似正常，但打印时对象位置可能发生微小偏移，遮挡表格内容。确保所有浮动对象的文字环绕方式设置为“嵌入型”，或调整其位置避免与表格重叠。

       九、段落间距与行距设置过于紧密

       单元格内的文本段落间距（段前、段后间距）和行距如果设置过小，在屏幕上尚可辨认，但打印到纸上时，墨粉可能因为扩散而使小字号文字粘连在一起，影响阅读。尤其是使用“固定值”行距且设置值过小时。

       案例一：表格内容为10号字，行距被设置为固定值11磅。打印后，行与行之间几乎没有间隙，文字密密麻麻。应将行距改为“单倍行距”或“1.5倍行距”，以确保足够的呼吸空间。

       案例二：单元格内包含多个段落，每个段落设置了段后间距6磅。累积起来使得单元格内容高度增加，可能与其他行不协调。根据整体布局，适当调整段间距，或统一使用Enter键换行而非增加段间距。

       十、打印机硬件性能与纸张匹配

       打印机的物理性能也是关键因素。老式点阵打印机或低分辨率的喷墨打印机可能无法精细还原复杂的表格线条和细小文字。此外，使用不符合规范的纸张（如受潮、过薄或过厚）也可能导致卡纸、墨水晕染等问题。

       案例一：使用一台老旧的针式打印机打印带有细线边框的表格，结果线条呈断续的点状。对于此类打印机，应选择较粗的线型（如1.5磅以上），并避免使用彩色。

       案例二：使用高光相纸打印普通文档表格，墨水不易干，容易被抹花；或使用过薄的纸张打印，背面内容透过来干扰阅读。确保纸张类型与打印任务匹配，日常文档打印使用标准的70克或80克A4复印纸为佳。

       十一、样式冲突与格式继承

       文档中应用的样式可能带有隐藏的格式设定，当样式应用于表格或单元格时，可能引发意想不到的格式变化。从其他来源复制粘贴内容时，也容易带来隐藏的格式代码，造成局部格式混乱。

       案例一：对表格中的文字应用了某个标题样式，该样式自带了较大的段前缩进或段后间距，破坏了表格的对齐。应创建专用于表格内容的字符样式或段落样式，避免直接使用用于的样式。

       案例二：从Excel表格复制数据到Word后，打印时部分单元格格式异常。这是因为粘贴时保留了源格式。使用“选择性粘贴”中的“无格式文本”选项，或者粘贴后使用“清除格式”功能，再重新应用格式。

       十二、忽略打印预览功能的最终校验

       “打印预览”是打印前最后一道也是最重要的一道防线。它能够百分之百地模拟实际打印输出效果。跳过这一步直接打印，无异于蒙着眼睛过河，极易浪费纸张和墨粉。

       案例一：用户精心调整表格后，自信地直接点击打印，结果打印出的表格仍有小部分超出页面。如果事先查看了打印预览，就能立即发现这个问题，并返回编辑界面进行微调。

       案例二：打印预览中发现表格在页面中偏左，右侧空白过多，影响美观。此时可以返回调整页边距，或使用“段落”中的“居中”对齐使表格在页面上水平居中，获得更专业的打印效果。养成打印前必看预览的习惯，能有效避免绝大多数打印问题。