档案如何盘点

档案盘点是档案管理工作的核心环节，旨在系统核查档案实体与信息，确保账实相符、安全完整。本文将详细解析档案盘点的十二个关键步骤，从前期筹备、现场操作到后续整改，提供一套科学、规范、可落地的实操方案，帮助各单位提升档案管理精细化水平。

       档案，作为组织记忆和业务活动的原始凭证，其管理的规范性与安全性至关重要。而档案盘点，正是检验档案管理工作成效的“试金石”。它绝非简单的“数箱子”，而是一项系统性工程，涉及周密的计划、规范的操作和持续的改进。一次成功的盘点，不仅能摸清家底、发现问题，更能为档案的数字化、信息化乃至智慧化管理奠定坚实基础。下面，我们将深入探讨档案盘点的完整流程与核心要点。

一、明确盘点目标与范围

       凡事预则立，不预则废。档案盘点工作启动之初，必须首先明确此次盘点的核心目标与具体范围。是为了应对审计或上级检查？是为了推进档案数字化项目？还是常规的年度清查？目标不同，盘点的侧重点和深度也会有所差异。同时，需清晰界定盘点的范围，例如，是针对全部库存档案，还是特定门类（如文书档案、科技档案、会计档案）、特定年度或特定保管期限的档案。明确的目標与范围是制定后续所有方案的基础，能有效避免资源浪费和方向偏离。

二、成立专项盘点工作小组

       档案盘点是一项需要多部门协作的任务，单靠档案部门孤军奋战往往难以完成。应成立由单位分管领导牵头，档案部门负责人为核心，各相关业务部门人员共同参与的专项工作小组。小组需明确分工，责任到人，设立总协调人、现场清点员、记录员、后勤保障员等角色，确保事事有人管，人人有专责。小组成立后，应召开启动会，统一思想，明确任务和时间节点。

三、制定详尽的盘点实施方案

       一套周密可行的实施方案是盘点成功的路线图。方案内容应包括：盘点目标、范围、时间安排、人员分工、操作方法、使用工具、应急预案以及盘点期间档案利用的规定等。尤其要细化每日盘点任务量，合理安排进度，既要保证效率，也要确保质量。方案应经过工作小组充分讨论并报请领导审批后下发执行，使其具备权威性和指导性。

四、收集与整理基础账目

       盘点的核心是“账实核对”。这里的“账”，指的是档案管理系统中导出的档案目录数据库或手工登记的档案台账。在实地盘点前，必须确保账目的相对准确性。应对现有目录数据进行初步整理，检查是否存在重复、遗漏或信息错位等问题。将电子目录打印成纸质盘点表，或准备好便携式电子设备（如平板电脑）用于现场查询和记录，为现场清点做好信息准备。

五、准备必要的盘点工具与物资

       工欲善其事，必先利其器。根据盘点方式（纯手工或结合条码、射频识别等技术），准备相应的工具。基本工具包括：档案盘点表、不同颜色的标签或记号笔（用于标识已盘、问题件等）、手电筒、梯子、手套、口罩等劳保用品。若条件允许，可采用带有条码扫描功能的移动终端，直接扫描档案盒上的条码进行快速核对，能大幅提升效率和准确性。同时，准备好临时存放问题档案的区域和包装材料。

六、组织盘点前专项培训

       即使参与盘点的人员对档案工作有一定了解，进行针对性的培训也必不可少。培训内容应包括：盘点实施方案解读、档案分类与编号规则复习、现场清点与记录的具体要求、问题档案的识别与处理方法、安全与保密纪律等。通过培训，使所有成员掌握统一的标准和操作流程，减少因个人理解偏差导致的误差，确保盘点结果的一致性和可靠性。

七、实施现场清点与核对

       这是盘点最核心的环节。工作人员应按照档案排架顺序，逐柜、逐架、逐盒进行清点。基本操作是“以账对物”：根据盘点表上的目录信息，找到对应的档案实体，核对档号、题名、年度、保管期限等关键信息是否一致。同时也要“以物对账”，检查架上每卷（件）档案是否在账目上有记录，防止漏账。清点过程中，要做到“眼到、手到、心到”，仔细检查档案的实存状态。

八、细致检查档案实体状况

       盘点不仅是核对数量和信息，更是对档案实体保存状况的一次全面“体检”。在清点核对的同时，需仔细检查档案是否存在霉变、虫蛀、鼠咬、字迹褪色、纸张酸化、破损等情况。对于破损严重的档案，应进行初步登记和隔离存放，待盘点结束后统一安排修复。这项工作是评估档案保护条件、制定后续养护计划的重要依据，直接关系到档案的长期安全。

九、准确记录与标识差异信息

       在盘点过程中，发现的任何账实不符、信息有误或实体损坏的情况，都必须及时、准确地记录在案。应设计统一的《档案盘点差异登记表》，记录发现问题的档案信息、具体问题描述（如“有账无物”、“有物无账”、“信息不符”、“严重破损”等）、发现时间及责任人。同时，在问题档案实体上粘贴醒目的问题标签，便于后续查找和处理。清晰的问题记录是后续分析和整改的基础。

十、系统汇总与分析盘点数据

       现场清点结束后，工作小组需要将所有的盘点表、差异登记表进行回收、整理和汇总。利用电子表格等工具对数据进行统计分析，计算出档案的实有数量、账实符合率、各类问题（如缺失、盘盈、损坏等）的数量和比例。通过数据分析，可以直观地反映档案管理的整体水平和薄弱环节，例如，哪个门类的档案问题较多，哪个年度的档案管理存在疏漏等。

十一、撰写全面客观的盘点报告

       盘点报告是对整个工作的全面总结，也是向上级汇报和推动问题解决的关键文件。报告内容应包括：盘点工作背景与概况、组织实施过程、盘点结果数据统计分析、发现的主要问题及其原因分析、改进措施与建议等。报告应基于数据，客观反映事实，既肯定成绩，也不回避问题，提出的建议应具有针对性和可操作性，为领导决策提供可靠依据。

十二、针对问题进行整改与优化

       盘点的最终目的不在于“盘”，而在于“改”。根据盘点报告揭示的问题，制定详细的整改方案。对于“有物无账”的档案，要查明来源，补充编目，纳入正常管理；对于“有账无物”的档案，要追溯借阅记录，尽力追查下落，确认为遗失的需按规定办理销毁手续；对于损坏的档案，要制定修复计划；对于管理流程上的漏洞，要修订完善相关制度。通过整改，真正达到“以盘促管”的效果。

十三、更新档案管理信息系统数据

       盘点和整改的结果，必须最终体现在档案管理信息系统中。依据经过核实的盘点数据，对系统内的目录数据库进行更新、修正和补充，确保系统信息与库房实物完全一致。这是实现档案动态管理、精准检索和高效利用的前提。此次更新后的数据，将成为下一次盘点的基准“账目”，形成管理的闭环。

十四、将盘点资料归档保存

       本次档案盘点工作中形成的所有具有保存价值的文件材料，如盘点实施方案、会议记录、培训资料、原始盘点表、差异登记表、数据分析表、盘点报告、整改方案等，都应按照本单位档案管理规定进行系统整理和归档。这些资料完整记录了本次盘点的全过程，不仅是日后查考的依据，也是宝贵的经验积累，对于未来开展类似工作具有重要的参考价值。

十五、建立档案盘点长效机制

       档案盘点不应是“一次性”运动，而应成为一项常态化、制度化的工作。建议根据档案库藏量、流动频率和重要程度，建立定期盘点制度，如每年对重要档案进行抽查盘点，每三至五年进行一次全面盘点。将盘点工作纳入档案人员的常规职责和绩效考核，使之成为档案管理体系中一个不可或缺的环节，从而持续保障档案的完整与安全。

十六、

       档案盘点是一项细致、繁琐却极具价值的工作。它如同给档案库房做一次全面的“体检”和“清查”，其意义远超出清点数量本身。通过科学规划、规范操作和彻底整改，档案盘点能有效提升档案管理的规范化水平，降低管理风险，并为档案信息资源的深度开发和利用奠定坚实的数据基础。希望以上梳理的步骤与要点，能为各单位的档案盘点实践提供一份切实可行的行动指南。