打印机共享是一项成熟的网络资源调配技术,其本质是将连接在某台特定计算机(称为“主机”或“共享源”)物理端口(如通用串行总线接口、并行接口)上的打印机,通过局域网协议转化为一种网络服务,使得同一逻辑网络内的其他计算机(称为“客户端”)能够远程提交打印任务。这有效解决了早期个人电脑时代打印机资源稀缺或连接不便的难题,至今仍是中小型办公和家庭网络环境中最经济实用的打印解决方案。
共享原理的本质 共享并非简单地将打印机信号广播出去,而是依赖于操作系统的网络功能组件。主机端会运行一个打印服务器角色,监听特定网络端口(如使用服务器消息块协议端口)。当客户端发起打印请求时,数据流并非直接从客户端流向打印机,而是先传输至主机端。主机端的打印后台处理程序接收这些数据,将其加入本地打印队列,再按照顺序将任务发送给物理连接的打印机执行输出。因此,主机的持续开启和网络服务的正常运行是共享打印得以实现的基础。
实施前的关键准备工作 成功的共享始于充分的准备:
网络环境确认:所有计算机(主机与客户端)必须处于同一个子网内,通常通过连接同一台路由器或交换机实现。可通过命令提示符工具输入特定命令(如检查互联网协议地址配置)验证网络连通性与地址分配是否同属一个网段。
主机端设置:确保主机电脑操作系统正常,打印机驱动已正确安装且能独立打印测试页。至关重要的一步是启用网络发现和文件及打印机共享功能。在微软视窗系统中,这通常在“网络和共享中心”的高级共享设置里进行配置。
防火墙配置:操作系统或第三方防火墙软件有时会阻止打印机共享相关的网络通信。需要确保放行服务器消息块协议相关的端口(如传输控制协议139、445端口)以及网络基本输入输出系统相关的端口(如用户数据报协议137、138端口),或将“文件和打印机共享”加入防火墙的例外规则。
工作组成员关系:虽然现代操作系统对此要求有所放宽,但在某些配置下,确保所有计算机属于同一个工作组名称(可查看系统属性修改)能简化发现过程。建议统一工作组名称。
主机端共享打印机的详细操作步骤(以主流微软视窗系统为例) 在连接打印机的电脑上执行:
访问设置:通过系统设置菜单或控制面板进入“设备”或“打印机和扫描仪”管理界面。
定位目标打印机:在已安装的打印机列表中找到需要共享的那台设备。
启用共享:选中该打印机,点击“管理”或右键选择“打印机属性”。
配置共享:在属性窗口切换到“共享”选项卡。勾选“共享这台打印机”选项。
设定共享名:在下方输入框中为这台共享打印机指定一个网络标识名称。名称应简洁、无空格和特殊字符(可使用下划线或短横线),方便客户端识别。例如,“财务部_激光打印机”或“家庭_彩色喷墨”。
驱动兼容性(可选但推荐):如果网络中存在使用不同操作系统版本(如较老或较新视窗系统)的客户端,点击“其他驱动程序”按钮,勾选相应系统的版本。系统会提示可能需要插入驱动光盘或指定驱动文件存放路径。预加载这些驱动可以极大简化客户端安装过程。
应用并确认:点击“应用”和“确定”保存设置。此时该打印机图标上通常会显示一个共享状态的叠加图标(如小手形)。
客户端添加共享打印机的详细操作步骤 在需要连接共享打印机的电脑上执行:
网络环境检查:确保网络连接正常,能访问到主机电脑(例如,可以在文件资源管理器的网络位置看到主机电脑名称)。
添加打印机向导:同样进入“设备”或“打印机和扫描仪”设置界面,选择“添加打印机或扫描仪”。
手动定位共享打印机:当系统自动搜索无果时(有时需要等待或刷新),选择“我需要的打印机不在列表中”。
按名称或地址查找:在接下来的选项中选择“按名称选择共享打印机”或“使用互联网协议地址或主机名添加打印机”。
方式一(推荐):如果知道主机电脑的网络名称或互联网协议地址,可以直接输入路径:
\\主机电脑网络名称\打印机共享名 或
\\主机电脑互联网协议地址\打印机共享名(例如:
\\DESKTOP-ABC123\Finance_Laser 或
\\192.168.1.100\Home_Inkjet)。
方式二(浏览):点击“浏览”按钮,在网络列表中逐级展开查找主机电脑的名称,双击后应能看到其共享的打印机列表,选中目标共享打印机。
驱动安装:点击下一步后,系统会尝试连接主机并获取打印机信息。
- 如果主机端已预先安装了对应此客户端操作系统版本的驱动程序,客户端通常会自动完成安装,无需额外操作。
- 如果主机端未提供合适驱动,系统会提示在客户端本地安装驱动程序。这时需要选择打印机品牌和型号(或在磁盘指定位置查找驱动文件)进行本地安装。
设为默认(可选):安装完成后,系统会询问是否将此打印机设为默认打印机,根据实际需求选择。
打印测试页:强烈建议打印一张测试页以确认共享打印机安装成功并可正常工作。
跨操作系统共享的注意事项 苹果电脑操作系统访问视窗共享打印机:苹果电脑操作系统内置了兼容服务器消息块协议的能力。添加方式类似:通过系统偏好设置的“打印机与扫描仪”,点击“+”添加,切换到“互联网打印协议”标签页,在地址栏同样输入
smb://主机互联网协议地址或名称/打印机共享名(例如:
smb://192.168.1.100/Home_Inkjet)。需要提供访问主机电脑的有效账户名和密码(通常是主机电脑的本地账户或微软账户)。苹果电脑操作系统可能需要下载或选择兼容的驱动。
视窗系统访问苹果电脑操作系统共享打印机:苹果电脑操作系统也可将连接其上的打印机共享出去(通过“系统偏好设置”->“共享”->勾选“打印机共享”并选择打印机)。在视窗客户端添加时,同样需要知道苹果电脑操作系统的互联网协议地址或主机名,在添加打印机向导中输入路径
\\苹果电脑互联网协议地址或名称\打印机共享名。视窗系统可能需要安装苹果电脑操作系统提供的特定驱动或从列表中选择通用驱动。
常见故障诊断与解决思路 共享过程中可能遇到的问题及排查方向:
客户端找不到主机/打印机:检查网络物理连接和互联网协议地址配置;确认主机电脑开机且网络正常;在主机和客户端均确认启用了网络发现和文件打印机共享;检查防火墙设置;尝试直接使用互联网协议地址路径添加;使用ping命令测试主机互联网协议地址可达性。
连接被拒绝或需要密码:检查主机电脑的共享权限设置(确保当前客户端登录用户在主机上有访问共享资源的权限);在添加打印机时,系统提示输入凭证时,使用主机电脑的有效本地账户或微软账户及密码(格式通常为:
主机名\用户名 或
互联网协议地址\用户名)。
驱动安装失败或打印乱码:确认在主机端是否为该客户端操作系统预装了正确驱动;在客户端手动安装对应打印机型号的最新官方驱动;尝试在客户端将共享打印机的属性里,将“高级”选项卡中的驱动程序更换为系统自带的其他兼容驱动(如通用纯文本驱动)测试。
打印任务卡在队列中:重启主机电脑的打印后台处理程序服务(在服务管理控制台中找到该服务,右键重启);清空主机和客户端上的打印队列;检查主机电脑的硬盘空间是否充足。
主机电脑关机后无法打印:这是共享打印的固有特性,客户端打印任务依赖于主机电脑运行打印后台处理服务。若需主机离线下仍可使用,需考虑购买支持网络打印的打印机(自带网卡或无线)或专门的网络打印服务器硬件。
替代方案与安全考量 网络打印机优势:对于长期多人共享需求,购买自带有线或无线网络适配器的打印机(或为现有打印机添加打印服务器硬件)是最佳方案。网络打印机直接接入局域网,拥有独立互联网协议地址,任何授权网络用户均可直接添加,无需依赖特定电脑开机,稳定性更高,性能更好。
共享打印的安全风险:使用操作系统共享打印机依赖服务器消息块协议等网络协议,历史上存在已知安全漏洞(如永恒之蓝利用的漏洞)。务必确保所有计算机操作系统保持最新补丁状态,启用并配置好防火墙。在公共或不信任的网络环境中,避免开启文件及打印机共享。建议仅在安全的内部网络(如家庭或可信赖的办公局域网)使用此功能。如有更高安全要求,配置用户访问权限至关重要。